دستگاه کپی به گونه‌ای تکامل یافته‌است که با بهینه‌شدن گردش کار، بهره‌وری و کارایی بیشتر را به‌دنبال دارد؛ به همین دلیل نیز خرید این دستگاه‌ها، با کیفیتی که نیازهای کسب‌وکار شما را برآورده کند، کاملا ضروری است. این مطلب، به‌عنوان راهنمای خرید دستگاه کپی، مروری بر ویژگی‌های بهترین دستگاه‌های کپی دارد و به شما در داشتن یک خرید هوشمندانه کمک می‌کند.
فهرست مطالب
4 نکته مهم برای خرید یک دستگاه کپی
با پیشرفت تکنولوژی، دستگاه‌های فتوکپی با طیف وسیعی از عملکردها و به‌منظور کمک به سرعت بخشیدن به فرآیند کار اداری، نوآورانه‌تر شده‌اند. چنانچه نیاز به یک دستگاه کپی داشته باشید، انتخاب‌های متعددی پیش روی شما خواهد بود که هر یک از آنها، با تحت پوشش قراردادن طیف مشخصی از نیازهای شما، به بهبود گردش کار و کاهش هزینه‌هایتان کمک خواهند کرد. نکات زیر به شما کمک می‌کنند تا یک دستگاه کپی مناسب برای کسب‌وکار خود انتخاب کنید:
بررسی و شناخت نیازهای خود
حجم کپی‌های روزانه، هفتگی و ماهانه و همچنین تعداد کاربرانی که قرار است از یک دستگاه استفاده کنند، می‌تواند نقش بسیار مهمی در تصمیم شما برای خرید دستگاه کپی داشته باشد.
آیا می‌خواهید فرآیندهای خود را ساده‌سازی کنید و به یک شبکه متصل شوید؟ آیا شما به کپی رنگی نیاز دارید؟ آیا تعداد پرینت و اسکن‌های روزانه شما بالا است و در عین حال، به دستگاهی چندکاره نیاز دارید؟
آیا دستگاه کپی رومیزی نیاز دارید یا دستگاه کپی ایستاده؟ بزرگترین سایز کاغذ مورد نیاز برای کپی A4 است یا A3؟ چقدر فضا برای قراردادن دستگاه کپی دارید؟
این‌ها، مهم‌ترین سوالاتی هستند که قبل از انتخاب دستگاه کپی، باید جواب مشخصی به آنها بدهید تا بتوانید یک انتخاب درست داشته باشید.
برآورد هزینه‌های نگهداری
هزینه‌های خرید، تعمیر و نگهداری انواع دستگاه کپی، با یکدیگر متفاوت است. گاهی هزینه نگهداری از یک دستگاه فراتر از هزینه خرید آن است؛ بنابراین، حتما پیش از اقدام به خرید، هزینه‌های جانبی آن را در نظر بگیرید.
مطالعه نظرات کاربران و کسب‌وکارهای مختلف
نظرات کاربران و کسب‌وکارها را درباره دستگاه‌هایی که استفاده کرده‌اند و چالش‌هایی که با آنها مواجه بوده‌اند، مطالعه کنید و پس از کسب دیدی جامع، به‌سراغ خرید یک دستگاه کپی بروید.
اطمینان از وجود گارانتی و پشتیبانی
دستگاهی را انتخاب کنید که دارای پشتیبانی مداوم باشد تا بتواند خیال شما را از کارایی دستگاه خود، در حال حاضر و همچنین در آینده، راحت کند.
ویژگی‌های کاربردی یک دستگاه کپی خوب
یک دستگاه کپی، سرمایه‌گذاری نسبتا بزرگی به‌شمار می‌رود؛ بنابراین داشتن یک چک‌لیست از مواردی که به آنها نیاز دارید، در هنگام خرید، کمک بسیاری به شما خواهد کرد:
اندازه کاغذ (Paper Size)
انتخاب دستگاه کپی، با درنظرگرفتن این موضوع، بستگی به نوع و اندازه کاغذی دارد که شما در کسب‌وکار خود از آن استفاده می‌کنید. کاغذ A3، رایج‌ترین کاغذ ممکن به‌شمار می‌رود که در بسیاری از دستگاه‌ها نیز بزرگترین قطع کاغذ قابل استفاده است.
چاپ دورو (Duplexing)
چاپ دورو، قابلیتی است که امکان چاپ دوصفحه در یک برگه و در هر دو طرف آن را فراهم می‌کند. این قابلیت، یکی از بهترین راه‌ها برای کاهش کاغذ مصرفی و هزینه چاپ است. چنانچه این امکان وجود نداشته باشد، ابتدا باید، به صورت دستی، صفحه‌های فرد را کپی کنیم؛ سپس کاغذها را به ترتیب پشت‌ورو کنیم و از صفحه‌های زوج کپی بگیریم.
اتصالات (Ports)
امکان اتصال دستگاه کپی به کامپیوتر، از راه‌های مختلفی امکان‌پذیر است. اگر فقط یک کامپیوتر داشته باشیم، استفاده از USB بهترین راه برای برقراری این اتصال است؛ اما اگر بخواهیم که این اتصال را بین کاربرها و رایانه‌های متعدد برقرار کنیم، باید با اتصال کابل اینترنت به پورت LAN، یک شبکه بسازید و از طرف دیگر، کابل را به یکی از پورت‌های باز سوئیچ شبکه خود وصل کنید.
ظرفیت سینی کاغذ (Paper Capacity)
ظرفیت سینی کاغذ دستگاه کپی، بسته به اندازه و مدل دستگاه‌ها متفاوت است؛ برای مثال: در مدل Sharp AR-7024DN، این حجم به طور استاندارد 350 برگ است که 250 برگ آن در سینی روی دستگاه و 100 برگ آن نیز در کاست‌های داخلی قرار می‌گیرند. در حالت Maximum هم، ظرفیت دستگاه 1850 کاغذ است که 350 برگ آن در سینی اصلی قرار می‌گیرد و ظرفیت هر کاست داخلی نیز 500 برگ است.
کیفیت چاپ (Resolution)
DPI (Dots Per Inch)، به اندازه یا چگالی نقاطی اشاره می‌کند که دستگاه‌های کپی در یک اینچ مربع قرار می‌دهند؛ درواقع، این مفهوم، به کیفیت و وضوح چاپ دستگاه مربوط می‌شود. DPI بالاتر، به معنای افزایش کیفیت چاپ سند شما است. برای ماشین‌های کپی، رزولوشن 600*600 را هم می‌توان یکی از بهترین کیفیت‌ها دانست؛ با این وجود، نمونه‌هایی مانند Toshiba e-STUDIO 3518A Copier هم هستند که با داشتن کیفیت چاپ dpi 600*2400، عملکرد بسیار خوبی دارند.
سرعت چاپ (speed)
یکی از فاکتورهای مهمی که برای ارزیابی عملکرد دستگاه کپی می‌توان به آن توجه کرد، سرعت چاپ دستگاه است که به صورت PPM ذکر می‌شود. در هنگام خرید دستگاه کپی، توجه داشته باشید که دستگاهی سریع و متناسب با گردش و روند کار خود انتخاب کنید؛ به این منظور، پیش از اقدام به خرید، تخمین واقع‌بینانه‌ای از میزان کپی روزانه‌ی خود داشته باشید تا بتوانید تصمیم درستی بگیرید.
دستگاه‌هایی که سرعت چاپ آنها بین 25 تا 40 صفحه در دقیقه است، در سطح بالایی از بهره‌وری قرار دارند. مدل Toshiba e-STUDIO 4518A، با سرعت 45 برگ در دقیقه، یکی از سریع‌ترین‌ها در کلاس خود به‌شمار می‌رود.
بزرگ‌نمایی (Zoom range)
امکان بزرگ‌نمایی تصویر کپی‌شده، یکی دیگر از امکانات خوب و بسیار کاربردی دستگاه‌های فتوکپی است. تغییر اندازه سند بین بازه 25 تا 400 درصد یکی از قابلیت‌های رایج این دستگاه‌ها محسوب می‌شود.
حافظه (Memory)
اکثر این دستگاه‌ها، باید دارای نوعی حافظه داخلی باشند تا به آنها امکان ذخیره تعداد قابل‌توجهی از اسناد را بدهد. RAM این دستگاه‌ها می‌تواند از 256 مگابایت تا 2 گیگابایت باشد. اگر قرار است حجم بالایی از مدارک و تصاویر چاپی داشته باشید و تعداد کاربرهای دستگاه هم بالا باشد، خرید دستگاهی با حافظه بالاتر را به شما پیشنهاد می‌دهیم؛ چراکه در این‌صورت، سرعت دستگاه برای پردازش عملیات، افزایش خواهد یافت.
نمایشگر (LCD)
نمایشگر دستگاه کپی، یک صفحه نمایش با مجموعه‌ای از دکمه‌های از پیش ساخته شده است که دستور کارهای روزمره را صادر می‌کند. کیفیت این نمایشگر و وجود دکمه‌های کلیدی روی آن، یکی دیگر از فاکتورهایی است که در خرید دستگاه کپی باید به آن توجه کنید.
زمان گرم‌شدن دستگاه (Warm-up Time)
حداقل زمان گرم‌شدن دستگاه را بخشی از ظرفیت تولید می‌دانند؛ چراکه این موضوع، یکی از دغدغه‌های کاربران این دستگاه‌ها است. امروزه، ماشین‌های باکیفیتی برای به‌حداقل رساندن زمان این فرایند طراحی شده‌اند و شما در هنگام خرید، باید به‌دنبال چنین دستگاه‌هایی بگردید.
2 نمونه از بهترین برندهای دستگاه کپی موجود در بازار
انتخاب یک دستگاه کپی مناسب برای کسب‌وکار شما، ممکن است کمی زمان‌بر باشد؛ اما با شناخت نیازهای خود و ارزیابی مدل‌های مختلف موجود در بازار، می‌توانید گزینه‌های پیش‌روی خود را محدود کنید. در این قسمت، به معرفی دو برند شارپ و توشیبا که دو نمونه از بهترین دستگاه‌های فتوکپی مجود در بازار هستند، خواهیم پرداخت:
دستگاه کپی شارپ (Sharp)
اگرچه شارپ بیشتر برای تلویزیون و مانیتور شناخته می‌شود، اما این برند، در صنعت چاپ نیز فعالیت‌های شایان توجهی داشته است. دستگاه کپی شارپ، کارایی گردش کار را از طریق یک صفحه نمایش لمسی 10.1 اینچی افزایش می‌دهند. این قابلیت، به کاربر اجازه می‌دهد تا اسناد را ویرایش کند و با کشیدن انگشت خود روی صفحه، فایل‌ها را مرتب کند.
قابلیت اطمینان بالا، رابط‌های کاربرپسند و عملکرد عالی دستگاه‌های فتوکپی شارپ، از جمله مزایایی هستند که این دستگاه‌ها را به انتخابی بسیار مناسب، حتی برای صاحبان مشاغل کوچک، تبدیل می‌کنند.
دستگاه کپی توشیبا (Toshiba)
توشیبا، یکی از قدیمی‌ترین و بزرگترین تولیدکنندگان محصولات الکتریکی در ژاپن است. محصولات نوآورانه این برند، به‌طور مداوم، سطح صنعت را با ویژگی‌هایی مانند: پلتفرم سفارشی‌سازی منحصربه‌فرد و گزینه‌های چاپ قابل‌پاک‌شدن ارتقا می‌بخشد. سفارشی‌سازی می‌تواند به شرکت‌ها کمک کند تا گردش کار اسناد را ساده‌تر کنند و بهره‌وری خود را افزایش دهند.
دستگاه کپی توشیبا، به دلیل قابلیت اطمینان بالا و توانایی انجام طیف گسترده‌ای از وظایف، با سرعت بسیار مناسب، همواره مورد تحسین و تایید کاربران قرار گرفته‌اند. این برند، خود را به‌عنوان یک شرکت دوست‌دار محیط‌زیست و متعهد به تولید محصولات پایدار و کاهش مواد مضر در فرآیندهای تولید خود معرفی می‌کند.
بیشتر بخوانید: راهنمای فارسی کار با دستگاه کپی توشیبا
سخن آخر
امیدواریم که این راهنمای خرید دستگاه کپی برای شما مفید واقع شده باشد و توانسته باشیم به سوالات شما در این زمینه پاسخ دهیم. چنانچه به‌دنبال خرید و اطلاع از قیمت دستگاه کپی با کیفیت بالا، قیمت مناسب، گارانتی معتبر و خدمات پس از فروش خوب هستید، به صفحه فروشگاه سایت آوا فرهنگ آریا در لینک زیر مراجعه کنید و با مشورت همکاران ما، بهترین و قابل‌اطمینان‌ترین دستگاه‌های موجود در بازار را انتخاب نمایید.
منابع:
https://www.360connect.com/office-copier/buyers-guide
https://carlylepss.com/blogs/blog/a-guide-for-buying-the-best-office-copier-for-your-need
